Pengertian Arsip atau Definisi Arsip menurut Pasal 1 UU No.7 Tahun 1971 adalah :
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompo, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.
Arti Arsip yang lebih sederhana adalah sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi atau fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.
Tujuan Penyimpanan Arsip antara lain :
1. Sebagai referensi bila diperlukan suatu keterangan tertentu.
2. Memberikan data atau informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil atau kinerja dimasa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang.
3. Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.
Tujuan Kearsipan adalah menyediakan informasi yang tepat, informasi yang lengkap, akurat, relevan dan tepat waktu secara efisien.
